Projeto de melhoria do processo de adiantamento (SIMTEC – Simpósio dos Profissionais da UNICAMP, 2023)
Introdução/Objetivo: A gestão do processo de Adiantamento da Universidade é feita pela Divisão Financeira e Contábil da DGA, onde são controladas as liberações de recursos, prestações de contas, orientações diversas sobre o tema e etc. O processo atual é realizado através de ferramentas locais e não integradas aos SIADs (Sistemas Administrativos), possuindo diversas etapas de controle manuais. Outro aspecto relacionado ao tema é a realização da compra com o recurso do adiantamento, sendo que atualmente os procedimentos são feitos descentralizados e sem padronização pelos diversos órgãos da UNICAMP. Essas compras geram a necessidade da correta prestação de contas e uso do recurso disponibilizado nas hipóteses autorizadas pelo regramento atual. O projeto foi desenvolvido em ação conjunto da DGA e FOP. Metodologia: Projeto desenvolvido pelo Escritório de Planejamento e Projetos - DGA, FOP e as equipes das Divisões de Suprimentos; e Financeira e Contábil da DGA. Foi utilizada uma metodologia baseada em 05 (cinco) etapas, sendo elas: Fase de entendimento: entender o assunto, os problemas, as causas e os atores envolvidos; Fase de solução: estudar e propor soluções para os problemas encontrados; Fase de prototipação: construir protótipos das soluções de modo a torná-los tangíveis; Fase de teste: realizar testes em pequena escala para garantir a eficácia da solução prototipada; Fase de implantação: planejar a implementação das soluções validadas. Resultados: Soluções: Tratativas para programação/liberação do recurso financeiro: A proposta é que a solicitação, disponibilização e execução de recursos, atualmente com grande parte das atividades não sistematizadas, tenham todas etapas registradas e realizadas de forma informatizada, com a criação de um sistema de adiantamento. Compras - Adiantamento: As etapas do processo e o procedimento de compra foram redefinidos para uma melhor interação entre o comprador e o sistema. Com melhor visualização sobre o andamento da aquisição pelo solicitante. Forma de Pagamento Adiantamento: Implementar o uso do cartão de débito institucional. Prestação de Contas Adiantamento: Os documentos obrigatórios que devem compor a prestação, são anexados em cada uma das compras realizadas. A prestação de contas mensal seria a consolidação dessa documentação, através de um clique no sistema. Recebimento - Compras Adiantamento: A utilização do novo sistema de adiantamento para a formalização do recebimento de materiais adquiridos por este meio propiciará a entrada de dados essenciais para prestação de contas. Triagem automática solicitações - Adiantamento: Automatizar a triagem e agilizar a entrega das solicitações que se encaixem como compras por Adiantamento aos compradores responsáveis. Conclusão: O estudo do processo realizado levantou a necessidade de informatização de etapas e modernização nas ferramentas de gerenciamento e pagamento, mostrando a urgente necessidade de desenvolvimento de soluções integradas nos SIADs para tratar as contas de adiantamento, bem como as compras nesta modalidade. Foi produzido extenso material de soluções, com protótipos de telas e redesenho de processos, viabilizando o desenvolvimento das aplicações pelas áreas de TI da DGA e da FOP. Atualmente as ferramentas propostas encontram-se em desenvolvimento.