Revisão de normas que tratam das áreas de prestação de serviços visando simplificação de fluxos (SIMTEC – Simpósio dos Profissionais da UNICAMP, 2023)
Introdução/Objetivo: O trabalho foi oriundo de um programa denominado Desburocratize, o qual visou, dentre outros objetivos, questionar e simplificar as tramitações intra e inter unidades e órgãos da Administração Central, através de alterações em normas ou procedimentos que pudessem tornar mais ágil a execução de algumas atividades administrativas. A partir de um formulário virtual criado para identificar demandas e procedimentos que pudessem conter disfunções burocráticas, foi possível mapear alguns fluxos. Após reflexões sobre a importância de se levar em consideração o amplo alcance que uma determinada melhoria deve abranger na Universidade, optou-se por propor a alteração das normas que tratam das áreas de prestação de serviços, cujas atividades envolvidas são realizadas por muitos órgãos da Unicamp. Metodologia: A metodologia utilizada que possibilitou incorrer na definição do objeto do estudo foi a do Design Thinking, uma abordagem prática para solucionar problemas complexos por meio de um olhar mais humano, lançando mão da empatia, definição, idealização, construção e testagem. Foram realizadas entrevistas com alguns atores envolvidos nos processos de abertura, prestação de contas e encerramento de áreas de prestação de serviços e, a partir delas, iniciou-se a análise de normas específicas para propor mudanças de simplificação do fluxo. Resultados: Feita a análise das normas vigentes (Deliberação Consu-A-18/15, Resoluções GR-12/15, 49/17 e 12/19) e realizado o estudo sobre a aplicabilidade ou não de algumas sugestões de alteração de fluxo e também sobre a estrutura textual de legislações, incluindo-se consultas a colaboradores da Unicamp com expertise na área da redação jurídica, foi possível elaborar uma proposta de minuta de Deliberação Consu - já aprovada pelo Conselho Universitário e atualmente vigente (Deliberação Consu-A-56/20), que revogou a versão anterior e delegou à Câmara de Administração - CAD, como instância final, competência para analisar, aprovar ou recusar as prestações de contas das áreas de prestação de serviços, bem como competência para deliberar sobre a abertura e o encerramento de áreas de prestação de serviços demandados pelas Unidades Universitárias e pelos Centros e Núcleos Interdisciplinares, antes atribuição do Consu, agora não mais, contemplando essas ações de trabalho em uma única norma. Conclusão: A aprovação da Deliberação Consu-A-56/20 permitiu que fosse eliminada uma etapa do processo, uma vez que, antes, para aprovar a abertura ou encerramento de uma área de prestação de serviços em uma determinada unidade universitária, fazia-se necessário encaminhar, após as aprovações internas, à PG para análise jurídica, à CAD para emissão de parecer e ao Consu para aprovação. Com essa simplificação, o processo não precisa ir mais para o Consu, sua instância final passou a ser a CAD, e, se aprovado, segue para o órgão interessado dar prosseguimento na execução, gerando uma economia de tempo.