Integração e Interoperabilidade dos Sistemas DAC e SBU (SIMTEC – Simpósio dos Profissionais da UNICAMP, 2023)
Introdução/Objetivo: Tendo em vista o aumento da demanda por registro de novos alunos, no início de cada ano letivo, que acarretava em grandes filas nos atendimentos, muito trabalho para as equipes das bibliotecas e espera por atendimento por parte do aluno, foi então estruturado o projeto: Integração e Interoperabilidade dos sistemas DAC e SBU, vinculado ao Planejamento Estratégico da Universidade. O objetivo do projeto é promover a interoperabilidade entre o Sistema de Gestão Acadêmica - SIGA e o Sistema Sophia - SBU. A ideia principal consistia em automatizar e padronizar o processo de cadastro de usuários, a partir dos dados dos registros acadêmicos dos alunos inseridos no SIGA após a confirmação de matrícula dos ingressantes. Metodologia: Mapeamento dos requisitos dos sistemas; Avaliação dos campos existentes no SIGA; Levantamento das Unidades e Cursos versus Bibliotecas de Vínculo; Detalhamento das categorias gerenciadas pela DAC; Detalhamento de Categorias não gerenciadas pela DAC; Mapeamento de Nível Acadêmico; Liberação de “view” no banco de dados da DAC; Adaptação do sistema Sophia para receber os dados da DAC; Liberação de testes no ambiente de homologação do SBU; Treinamento da equipe de atendimento das Bibliotecas; Liberação da mudança no Ambiente de Produção do SBU. A equipe da DAC liberou uma “view”, ou seja, uma visão do banco de dados com os campos mapeados pelo SBU. Resultados: Como resultado, após a integração, foi possível padronizar os dados cadastrais dos alunos. Antes da integração o aluno realizava um cadastro no sistema da DAC (SIGA) e um cadastro no sistema da biblioteca (Sophia), já que grande parte dos campos obrigatórios do SBU não são obrigatórios para a DAC, ocasionando retrabalho, divergências e duplicação de informações, além de enormes filas nas bibliotecas do sistema para atender todos os ingressantes. A partir da integração, o Sophia passou a receber quatro cargas diárias, e automatizadas, nos seguintes horários: 06 horas, 11 horas, 15 horas e 22 horas. Também foi implementado uma carga manual no sistema, ou seja, o SBU, pode puxar a carga manual a qualquer momento que desejar. Além disso, com a integração, o SBU passou a receber automaticamente dados de alunos concluintes de curso e, com isso, reduziu o trabalho das secretarias de graduação e pós-graduação que precisavam emitir listagens para as bibliotecas, e das bibliotecas, que não precisam mais editar manualmente os cadastros. Outro ponto positivo é que o sistema também passou a receber de forma automática a atualização de cadastros dos alunos que mudavam de nível acadêmico. Conclusão: Com a integração finalizada os alunos passaram a ter acesso aos principais serviços do SBU em menos de 24 horas da efetivação de sua matrícula, as filas não existem mais nas bibliotecas e os dados de cadastros estão padronizados no sistema. Um segundo momento do projeto é integrar o Sophia com os sistemas dos Colégios Técnicos da Unicamp e o sistema que gerencia recursos humanos, para também recebermos os dados de forma automática.