Informatização do processo de solicitação de vagas não-docentes (carreira PAEPE) (SIMTEC – Simpósio dos Profissionais da UNICAMP, 2023)
Introdução/Objetivo: A informatização do processo de solicitação de vagas para não-docentes (carreira PAEPE), através do sistema SOLICITA, tem como objetivo instituir um canal oficial para a solicitação de vagas, padronizando as informações e as documentações das solicitações, que visa facilitar e agilizar a análise realizada pelas instâncias responsáveis pela aprovação, como a Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário (PRDU), Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH), Comissão de Vagas Não Docentes (CVND) e Câmara de Administração (CAD) e, reduzindo também o retrabalho das unidades solicitantes. Além disso, a informatização institui um fluxo de aprovação, tornando o processo controlado, documentado, através do processo gerado no SIGAD, rastreável e transparente para todos os envolvidos. Metodologia: O sistema SOLICITA controla o fluxo de análises e aprovações desde a solicitação da vaga pela unidade/órgão até o encerramento, quando é encaminhada para a efetivação ou abertura de concursos públicos/processos seletivos temporários, na Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH). A unidade/órgão inicia a solicitação preenchendo o formulário de solicitação da vaga, informando a função/perfil, qual o servidor que será substituído e por qual motivo, as atividades que serão realizadas, se haverá aproveitamento ou abertura de concurso / processo seletivo. Ao confirmar a solicitação, um processo digital é gerado automaticamente e a solicitação é encaminhada para a diretoria da unidade/órgão, e na sequência para a PRDU, DGRH, CVND e CAD. Após as aprovações, a solicitação é encaminhada à DGRH. Resultados: Padronização das solicitações, eliminando retrabalhos, solicitações com informações incompletas e incorretas, reduzindo o esforço e o tempo na análise pelas instâncias envolvidas em cada uma das etapas; Transparência para as unidades/órgãos sobre a situação de suas solicitações; Disponibilização de informações de qualidade para a Comissão de Vagas Não Docentes (CVND) para a tomada de decisões, tais como função/perfil mais solicitado, número de solicitações por motivo de vacância, unidades/órgãos que mais solicitaram vagas, tempo de análise em cada instância, entre outros; Rastreabilidade das solicitações, uma vez que agora todas as solicitações possuem processo digital no SIGAD e que antes do sistema não eram controladas; Histórico de todas as solicitações aprovadas ou não; Acompanhamento das admissões referente às solicitações aprovadas. Desde a implantação do sistema, em meados de setembro de 2019, foram solicitadas 1507 vagas. Destas vagas, 733 foram aprovadas e 384 já tiveram a contratação efetivada. Conclusão: A informatização do processo de solicitação de vagas permite que as unidades/órgãos façam e acompanhem suas solicitações digitalmente. As instâncias responsáveis pela análise e aprovação têm uma visão geral das solicitações, podendo prever demandas e necessidade de aberturas de novos concursos públicos ou processos seletivos. Além disso, o sistema SOLICITA está em constante evolução para atender as demandas relacionadas à contratação de servidores não-docentes, como o processo de distribuição de vagas de 2020 e 2022 e o fluxo de reposição de vaga automática de servidor exonerado ou demitido.