Automatização das planilhas da DGA/DFC/Execução Financeira (SIMTEC – Simpósio dos Profissionais da UNICAMP, 2023)
Introdução/Objetivo: A Execução Financeira da DFC/DGA utiliza o sistema SIAD para a gestão dos recursos financeiros da Universidade. Porém, mesmo com o sistema, é necessário utilizar ferramentas auxiliares como planilhas de excel e arquivos do Access. Apesar de ter fórmulas, macros e integrações, apresentavam-se alguns problemas como: despadronização dos dados; vários arquivos para a realização de um único procedimento; repetição de atividades e informações; digitação manual de dados que já estavam lançados no sistema; e um arquivo para cada período (mês ou ano), gerando uma dificuldade para consulta de informações, geração de relatórios consolidados e comparativos. Desta forma, o projeto teve como objetivo a automatização e aprimoramento das planilhas, buscando uma melhoria operacional. Metodologia: Para as novas configurações, utilizando a planilha Google, sistematizamos os dados e definimos uma estrutura padrão. Implementamos fórmulas e scripts para reduzir o retrabalho, a digitação e aumentando a integração automática entre as planilhas (informações lançadas automaticamente de uma planilha para outras). Também reduzimos a quantidade de arquivos para a mesma atividade, utilizando uma única planilha com abas diferentes e sequenciais para a execução dos procedimentos e outras abas com os relatórios padronizados, automáticos e formatados com o cabeçalho padrão de documentos oficiais. Em algumas, também desenvolvemos scripts para a execução automática de procedimentos, como por exemplo, o envio automático de relatório por e-mail, bastando clicar em um botão para a execução da ação. Resultados: Até o mês de agosto/22, desenvolvemos 18 planilhas Google as quais substituíram mais de 100 planilhas Excel e arquivos do Access até então utilizados. E os benefícios apurados são: redução de tempo na execução das atividades (em alguns casos, reduziu-se de 03 dias para apenas 01); melhor organização dos dados; precisão e otimização na exibição das informações; centralização de algumas informações e repetição automática nas planilhas onde estes dados são necessários (sem a necessidade de redigitação ou atualização em todos arquivos quando a informação é alterada); e acesso e edição simultânea por pessoas diferentes, com a possibilidade de conversar com os membros da equipe por meio de um chat no próprio documento. Os usuários demonstraram elevado nível de satisfação com as ferramentas criadas, sem apresentar reclamações, tendo em vista que as novas planilhas têm contribuído significativamente para a melhor execução dos trabalhos, com maior agilidade e eficácia. Todas as solicitações de novas configurações e ajustes são implementadas para facilitar ainda mais a execução das atividades. Conclusão: Com inovação e criatividade, foi possível melhorar os procedimentos da Execução Financeira, otimizando o tempo e aumentando a produtividade. Outras áreas também são beneficiadas por meio do acesso e/ou recebimento de relatórios e informações resultantes do processamento das planilhas. E o projeto pode ser replicado em qualquer departamento, Unidade ou Órgão que necessita de ferramentas para coletar, organizar e sistematizar dados, realizar cálculos, efetuar conferências e apurar relatórios automáticos.