Portal de processos da FEF

Resumo

Introdução: O Portal de Processos criado no site da FEF (2024) é composto por um mapa de processos com onze áreas, separadas em duas categorias: os Processos Finalísticos ligados à Cadeia de Valor da Universidade e os Processos de Gestão e Suporte. Objetivo: Ser um repositório centralizado de conhecimento contento informações sobre os Processos Institucionais da FEF, apresentando os serviços prestados e as atividades realizadas em cada uma das áreas e fornecendo visibilidade ao trabalho de mapeamento, documentação e melhoria contínua de processos. Metodologia: O projeto foi realizado em três fases: planejamento, execução e verificação. No planejamento foi escolhida a ferramenta Bizagi (2024) para documentar os processos. Na execução, os processos foram documentados, o portal foi criado e os processos foram publicados. Na verificação, os responsáveis analisaram os processos e realizaram os ajustes necessários. Por último, o portal de processos foi apresentado aos Gestores e à Direção da FEF, que aprovaram o projeto. Resultados: Até o momento foram documentados 35 processos referentes as áreas de Graduação, Pós-Graduação, Extensão, Pesquisa, Administrativo, ATD - Apoio Técnico Didático, Biblioteca, Departamentos, Finanças, Informática e Infraestrutura. Conclusão: Objetivo do projeto alcançado, o portal foi implantado e está em pleno funcionamento. Foi utilizado uma nova abordagem para documentar processos e criar um repositório de conhecimento útil para o desenvolvimento e melhoria da unidade. Documentar os processos é fundamental para entender como a instituição funciona, possibilitando analisar e identificar gargalos e desperdícios, permitindo fazer ajustes e melhorias necessárias para reduzir custos e o tempo gasto nas atividades.