FEF digital: padronização, sustentabilidade e eficiência na produção de atos administrativos

Resumo

Introdução: Com a implantação do SIGAD na Unicamp, a produção, assinatura e tramitação dos documentos na universidade passa a ser no formato digital. Ademais, a tramitação de documentos é realizada via SIGAD, eliminando a necessidade de envio de documentação física. Ao tramitar um documento é essencial garantir clareza nas informações, definir a ação que cada documento requer e utilizar corretamente os tipos de documentos de acordo com a situação (parecer, despacho, informação).  Objetivo: O projeto visa padronizar a produção dos atos administrativos e processuais da FEF, alinhando-se às normas vigentes da Universidade, aprimorar a eficiência e a eficácia nas operações. Metodologia: Foi realizado um levantamento das normas vigentes na universidade (Resolução GR-53/2013 e GR-51/2023), os modelos oferecidos pelo SIARQ, e adequação tanto dos formatos de documentos necessários às ações do dia a dia como dos modelos disponibilizados pela Universidade.  Resultados: a padronização dos atos administrativos produzidos na unidade traz como resultados: documentos com formatação padronizada, mais clareza nas informações, melhora no aspecto visual, informações mais precisas, redução do tempo gasto com formatação e retrabalho, celeridade no fluxo de documentos, eficiência na produção e gestão da informação, diminuição de custos, otimização na produção e clareza da informação, otimização no arquivamento da documentação e do espaço físico. Conclusão: a implantação do projeto melhorou a eficiência operacional, alinhado à inovação e a sustentabilidade, criando um ambiente de trabalho mais ágil e eficaz.