Implementação de ferramentas digitais na gestão dos laboratórios de ensino: modernização, desburocratização e agilidade nos processos

Resumo

Introdução: Os Laboratórios de Ensino do IQ são constituídos por oito laboratórios estruturados para atender mais de 2000 alunos ao ano de diversos cursos de graduação. Devido a isso, os laboratórios necessitam da elaboração e execução de diversos processos, que foram otimizados e agilizados, desburocratizando e modernizando-os. Para isso, foram criados formulários automatizados, acessados via QR code, permitindo: 1-Controle de empréstimos de jalecos para alunos 2-Empréstimos de reagentes e vidrarias; 3-Registro de sugestões e/ou críticas; 4-Organização e Identificação de vidrarias; 5-Procedimento para reposição de vidrarias; 6-POPs dos equipamentos. Objetivo: Aperfeiçoar processos já existentes empregando ferramentas do ecossistema Google e programação em JavaScript, tornando-os mais eficientes e menos burocráticos. Metodologia: Mapeou-se previamente os processos escolhidos utilizando BPMN (Business Process Model and Notation) e, após isso, optou-se pela melhor ferramenta que mais impactaria positivamente o processo. Procurou-se escolher ferramentas que geram dados que podem ser utilizados em processos decisórios. Resultados: Os processos foram otimizados eliminando-se custos com impressão e papel, reduzindo tempo e processos desnecessários e quantidade de arquivos físicos gerando um banco de dados eletrônicos. Conclusão: O projeto impactou positivamente diversos aspectos, principalmente financeiro. Os alunos têm acesso facilitado às informações para melhor organização, instruções e direcionamentos de uso, diminuindo erros, acidentes e, consequentemente, gastos para manter as disciplinas que são ministradas no setor. Também conseguiu-se melhorar o atendimento à comunidade acadêmica sem investimento de recursos financeiros e ainda criou uma base de dados que auxilia nas tomadas de decisões do setor.