Revisão do processo administrativo de manutenção ao grupo gerador da FCM

Resumo

Introdução/Objetivo: A Faculdade de Ciências Médicas (FCM) possui oito unidades de Grupos Geradores (G.G) instalados para atender sete dos vinte e quatro prédios, sendo duas unidades no prédio FCM01–Administração e uma unidade em cada um dos prédios: FCM04–CIPED, FCM06–Pós-Graduação, FCM08–Vital Brasil, FCM10–Farmacologia, FCM15–NMCE e FCM17-CPC. Estes atendem os Laboratórios e a sua manutenção é realizada pelo CEMEQ - Centro para Manutenção de Equipamentos, através de manutenções preventivas conforme calendário anual e corretivas quando necessário. Nesse contexto, o objetivo é identificar o processo de trabalho relacionado às manutenções e torna-lo menos burocrático. Metodologia: A M.S.A solicitou ao Patrimônio a adequação da descrição no SIAD, antes o equipamento possuía mais de um ID, dificultando a localização do G.G, após a atualização cada equipamento passou a ter um ID único, com etiqueta visível ao usuário. Encaminhou ao CEMEQ o cadastro e aplicou instrumentos como planilhas, localização em planta baixa; incluiu a divulgação periódica à comunidade local do calendário de manut. preventiva disponibilizado pelo mesmo. Resultados: Constata-se que na atualidade com a revisão do processo administrativo, contamos com uma rotina estabelecida e a gestão administrativa dos grupos geradores menos burocrática. Como resultado da organização do fluxo do processo de trabalho, foi eliminada a intermediação e a informação chega diretamente para as áreas interessadas e está mais ágil. O acionamento do CEMEQ para manutenção corretiva ou quando necessário, é realizado diretamente pelo interessado, ao órgão que ele está ligado, eliminando as informações incompletas ou faltantes e reduzindo o tempo de espera entre a identificação do problema, a solicitação de manutenção, a aprovação da manutenção, conserto do equipamento e o retorno da informação ao usuário final. Conclusão: Em uma instituição pública onde faz parte a burocracia, revisar e identificar um processo administrativo com algumas áreas envolvidas e torna-lo acessível é um desafio crescente que demandam novas estratégias de abordagem. Esse modelo de gestão é aplicável para toda universidade e o processo administrativo proposto torna o trabalho fluido e algo pertencente a comunidade FCM. O objetivo é uma manutenção preventiva adequada com redução das intermediações desnecessárias agilizando o processo.