Projeto Solução de triagem de solicitações eletrônicas de compras

Resumo

Introdução/Objetivo: A triagem das Solicitações Eletrônicas de Compras (SECs) na Divisão de Suprimentos da DGA consiste no direcionamento dos pedidos às áreas competentes (Materiais, Obras ou Contratações Diretas). Atualmente, o processo é manual e carece de padronização entre os gestores, o que motivou a busca por uma solução mais eficiente. Metodologia: O projeto foi desenvolvido pelo Escritório de Planejamento e Projetos com a Divisão de Suprimentos, utilizando uma metodologia de cinco etapas: entendimento do problema, proposição de solução, prototipagem, testes em pequena escala e planejamento da implantação. Resultados: O diagnóstico identificou quatro gargalos principais: tempo excessivo de execução, atraso no início dos processos de compra, formação de gargalos operacionais e risco de esquecimento ou perda de solicitações. Para mitigar esses problemas, foi prototipada uma solução automatizada visando simplificar o fluxo, gerenciar o status das demandas em tempo real e eliminar retrabalhos entre as áreas. Conclusão: A ferramenta está em desenvolvimento pela Divisão de TI da DGA. Projeta-se um ganho real com a redução da operação de dois sistemas para apenas um. Além disso, a automação permitirá que os gestores reduzam o tempo em tarefas operacionais, focando em análises estratégicas e gerenciais.