Prontuários médicos: gestão documental e gestão da informação

Resumo

Introdução/Objetivo: Inaugurado em 1986, o CAISM é referência estadual em saúde da mulher (Obstetrícia, Neonatologia, Ginecologia e Oncologia). Seu arquivo é responsável pela guarda e disponibilização de prontuários médicos, conciliando gestão documental — que garante a integridade dos formatos em papel e digitais — com a gestão da informação, que atende às necessidades dos usuários. Este estudo analisa a complexidade desse arquivo e a eficácia de sua gestão informacional. Metodologia: Utilizou-se o método de estudo de caso qualitativo e participante, envolvendo coleta de dados, entrevistas e observação. O mapeamento do acervo baseou-se em bancos de dados, planilhas, Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e etiquetas (TAGs), com foco na logística documental e na identificação das demandas dos usuários frente ao caráter sigiloso dos documentos médicos. Resultados: O acervo totaliza 329.185 prontuários físicos. Ações de desbastamento e transferência ao Arquivo Central (SIARQ) ocorreram em 2019 (24 mil prontuários) e 2020 (40 mil). A dependência do formato físico gera alta rotatividade, ocupação de espaço, consumo de mão de obra e impossibilidade de acesso simultâneo. As necessidades dos usuários variam desde atendimentos médicos e perícias até processos judiciais e pesquisas acadêmicas. Conclusão: O estudo evidencia a urgência da digitalização do acervo para permitir o uso simultâneo pelas equipes multidisciplinares e conter o crescimento do volume de documentos em papel. Dada a natureza sensível dos dados, recomenda-se o treinamento intensivo das equipes conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a implementação de um plano de gerenciamento de incidentes, assegurando a segurança e a conformidade legal das informações do paciente.