Projeto de melhoria do processo de execução de convênios

Resumo

Introdução/Objetivo: A gestão de convênios com recursos geridos pela Unicamp passou por desafios após a migração para o SIAD em 2017. A transferência da área de Convênios para a DFC/DGA evidenciou a necessidade de melhorias em relatórios, rotinas de encerramento e prestação de contas. O objetivo desta iniciativa foi propor ferramentas automatizadas, digitalizadas e com interface intuitiva para otimizar a execução e a gestão desses processos. Metodologia: O projeto seguiu cinco etapas: entendimento, solução, prototipação, teste e implantação. Utilizando o FIGMA, foram criadas quase 100 telas de protótipos com navegação intuitiva, validadas com usuários reais para assegurar a eficácia antes do desenvolvimento pelo TI da DGA. Resultados: A proposta desenvolveu um módulo completo de "Execução de Convênios" dentro do SIAD, eliminando a dependência de manuais e aumentando a segurança operacional. As soluções incluem desde a automação da criação de contas e orçamentos até dashboards de gestão, controle de prestação de contas, gestão de remessas, recolhimento de custos indiretos (RCI) e repositório digital de extratos. A ferramenta promove a descentralização das atividades, permitindo que gestores de múltiplas unidades monitorem os processos com clareza e autonomia. Conclusão: Alinhada à Deliberação CONSU-A-016/2022, a modernização do gerenciamento de convênios é estratégica para a Unicamp. O extenso material de protótipos e o redesenho dos processos viabilizaram o desenvolvimento técnico das aplicações. Atualmente em fase de implementação pela TI da DGA, o projeto promete transformar a execução dos convênios em um fluxo informatizado, ágil e eficiente, garantindo maior transparência e controle na gestão dos recursos acadêmicos.