Controle de acessos com utilização de formulário eletrônico e QR Code : portarias do Hospital de Clínicas/Unicamp

Resumo

Introdução/Objetivo: Visando otimizar a gestão de dados e aumentar a segurança, o HC substituiu os registros manuais nas portarias por formulários eletrônicos e QR Codes. A iniciativa buscou melhorar a identificação de pessoas, rastrear fluxos de entrada e saída, garantir a integridade das informações e reduzir os gargalos de atendimento nos horários de pico. Metodologia: O projeto iniciou com o mapeamento dos tipos de usuários (alunos, visitantes, prestadores de serviço) e a definição dos dados estratégicos necessários para o monitoramento. Foram desenvolvidos formulários digitais específicos para cada portaria, acompanhados de um treinamento intensivo voltado aos colaboradores da Segurança, Portaria e Recepção, focando na operacionalização do novo sistema e na orientação aos usuários. Resultados: Implementado na segunda semana de agosto de 2021, o sistema já registrou cerca de 65.900 acessos. A transição eliminou o uso de aproximadamente 4.000 impressos por ano, gerando economia de papel e otimização de mão de obra. Os dados são agora armazenados automaticamente em nuvem, permitindo a gestão em tempo real sem a necessidade de tabulação manual posterior. O tempo de liberação de cada acesso nas catracas foi reduzido para cerca de 15 segundos, agilizando drasticamente o fluxo. Conclusão: O projeto alcançou êxito ao proporcionar maior segurança, agilidade na análise de informações e significativa economia de recursos. A solução reduziu o tempo de espera dos usuários e otimizou a rotina das equipes nas portarias. Conclui-se que a adoção de ferramentas eletrônicas é uma estratégia fundamental para aperfeiçoar a gestão hospitalar e facilitar as rotinas administrativas.