Gerenciamento eletrônico de documentos, GED, para o Sistema de Ações Judiciais

Resumo

Introdução/Objetivo: Para acompanhar a informatização dos sistemas judiciais e modernizar a gestão documental, a Procuradoria Geral iniciou o projeto de digitalização de seu acervo. O objetivo foi eliminar o uso de pastas físicas, otimizando o desempenho na busca de informações, reduzindo custos com cópias, mitigando riscos de extravio ou falsificação, e garantindo acesso remoto seguro aos processos de qualquer local. Metodologia: Foi desenvolvido o GED (Gestão Eletrônica de Documentos), uma ferramenta integrada à plataforma web existente (Cícero). O sistema permite a classificação e indexação de arquivos de texto ou mídia, a criação de fluxos de trabalho colaborativos e a assinatura digital com certificado ICP-Brasil, conferindo validade jurídica aos atos. O modelo operacional foi inspirado nos processos eletrônicos da Justiça brasileira. Resultados: A digitalização de cerca de 400.000 documentos (em 4.000 pastas) liberou amplo espaço físico, melhorando a acomodação dos funcionários. O tempo de busca por arquivos foi praticamente eliminado, e o compartilhamento de informações tornou-se imediato. Além da sustentabilidade pela redução de impressões, a integração do GED com o sistema Cícero permitiu o trabalho remoto seguro, essencial durante a pandemia, com autenticação centralizada. Conclusão: O projeto foi fundamental para o aumento da performance da Procuradoria diante da crescente demanda processual. A criação de um ambiente de trabalho único, ágil e seguro garante a proteção de dados sensíveis da Universidade. A solução não apenas desburocratizou atividades internas, mas também proporcionou aos gestores maior transparência e controle, por meio de relatórios gerenciais precisos sobre o fluxo de trabalho.