Desenvolvimento de ferramenta para a Gestão da Informação: o uso de dashboards na inovação de processos

Resumo

Introdução/Objetivo: As transformações da modernidade e os desafios impostos pela pandemia tornaram a gestão da informação uma atividade central para a eficiência pública. No Centro de Memória-Unicamp (CMU), a dispersão de dados em diferentes documentos dificultava a tomada de decisão durante a retomada das atividades presenciais. Este projeto objetivou desenvolver um sistema de gestão de baixo custo e alta atualização para otimizar os processos decisórios da unidade. Metodologia: O estudo é um caso exploratório de natureza qualitativa, fundamentado na metodologia Design Science Research. O processo envolveu a investigação do problema prático, o desenvolvimento de uma solução customizada, sua implementação e a reavaliação contínua para garantir a eficácia da ferramenta proposta. Resultados: A solução adotada foi o desenvolvimento de dashboards interativos em Excel, ferramenta gratuita e acessível. O primeiro painel consolidou decisões sobre o acervo, antes dispersas em atas, facilitando o acesso e a organização. A metodologia foi estendida ao inventário patrimonial, permitindo o controle detalhado de bens após a mudança de prédio. Atualmente, desenvolve-se um mapa do acervo para monitorar a localização e o status de itens em tempo real. Os resultados preliminares indicam maior celeridade no acesso à informação, assertividade na gestão e correção ágil de falhas operacionais, além de fornecer análises precisas sobre o tempo de regularização de doações. Conclusão: A visualização de dados via dashboards proporcionou uma gestão mais eficiente de tempo e recursos financeiros. Pela sua natureza intuitiva, econômica e escalonável, a ferramenta atende plenamente às necessidades do CMU e serve como modelo de inovação administrativa para outras unidades da Unicamp que buscam otimizar o uso de seus dados.