Serviço de impressão departamental Fef: alta disponibilidade sem despesas com manutenção

Resumo

Introdução/Objetivo: O projeto visou implementar um sistema de impressão centralizado na Faculdade de Educação Física (FEF) para atender demandas administrativas, de ensino, pesquisa e extensão. Iniciado em 2019, os objetivos centrais foram reduzir em 70% as despesas orçamentárias com contratos de outsourcing, garantir alta disponibilidade do serviço (com redundância de equipamentos) e eliminar custos fixos de franquia em períodos de baixa demanda, como férias acadêmicas. Metodologia: A FEF investiu R$ 20.000 na aquisição de três impressoras de alta demanda (duas operacionais e uma reserva) e suprimentos para três anos. A gestão de insumos e manutenção foi integrada às atribuições da equipe de TI local, aproveitando a mão de obra já existente. Quinze dias após a implantação, a Unidade cancelou sua participação no contrato terceirizado institucional, eliminando uma despesa mensal de R$ 2.000. Resultados: No primeiro triênio, o projeto gerou uma economia líquida de R$ 36.700, já descontado o investimento inicial. Devido à pandemia, a baixa utilização permitiu estender o cronograma de três para cinco anos sem novos investimentos, poupando mais R$ 37.800 no biênio adicional. O serviço manteve-se 100% operacional sem custos de manutenção externa ou aumento de pessoal. Além disso, os equipamentos mantêm valor comercial residual de 20% após o período. Conclusão: O investimento equivalente a apenas um ano de contrato de terceirização garantiu infraestrutura própria para cinco anos. O modelo demonstra que a substituição do outsourcing por ativos próprios pode ser replicada pela Universidade, com potencial de economia de R$ 2,1 milhões por triênio. Tais recursos poderiam ser redirecionados para novos investimentos ou para a centralização de suprimentos via Cemeq, otimizando a logística institucional.