Redesenho do processo de entrada e saída de documentos na Divisão de Informática do HC / UNICAMP

Resumo

A Divisão de Informática do HC sempre prezou pelo controle dos documentos, assim, visando um controle mais eficaz e com maior qualidade do trâmite dos documentos, objetivou redesenhar o processo de trâmite dos documentos recebidos e/ou expedidos, estabelecendo um fluxo padrão, buscando um software de controle de demandas, que possibilite a rastreabilidade dos documentos e mantenha um histórico de rápido e fácil acesso dos encaminhamentos, pareceres e ações tomadas, e permita gerenciar o tempo de permanência dos documentos dentro das áreas.Alinhado com a política “tecnologias e metodologias verdes em TI” possibilitou a substituição de documentos em papel por eletrônicos, e com o conceito de replicabilidade o repasse do modelo para outras áreas do HC ou da Unicamp. Com a metodologia GEPRO utilizamos: VOC; Sistemas de Medições; Mapas de relacionamentos, Processos e Risco; 5W2H; Diagrama Ishikawa; Grafico de Pareto; PDSA.Como resultado obtivemos: Redesenho do processo; Norma regulamentadora do fluxo de documentos e responsabilidades; conscientização dos funcionários sobre a importância da Norma; designação da Secretaria como gestora do Processo; otimização do registro e controle da entrada e saída dos documentos e trâmite interno através do software JIRA; pesquisa por vários filtros; geração de gráficos estatísticos; substituição de documentos de papel por eletrônico.O projeto trouxe inovação tecnológica e de gestão do controle de trâmite de documentos, abrindo perspectivas para ampliar a substituição de documentos de papel em eletrônicos e implantação em outras áreas de interesse.