Projeto organização de documentos arquivísticos

Resumo

O projeto Organização de Documentos Arquivísticos, desenvolvido pela equipe do Arquivo Central/SIARQ através da metodologia Gestão por Processos (GEPRO), foi motivado pela necessidade de orientações para a gestão de documentos arquivísticos digitais produzidos e acumulados pelas secretarias das unidades/órgãos da Unicamp, visando minimizar problemas de recuperação de documentos, de estruturação de arquivos, de armazenamento confiável, da manutenção da autenticidade e de procedimentos de gestão arquivística tais como, preservação, avaliação e destinação final. Seu desenvolvimento consistiu na revisão do processo de organização de documentos arquivísticos, descrito no Manual Técnico de Organização de Arquivos Correntes e Intermediários, (SIARQ, 2005), através do seu mapeamento, aplicação de estudos em área piloto e de questionários em 170 áreas administrativas e acadêmicas da universidade, identificação de pontos de melhorias e na implementação destas, que culminaram no redesenho do processo. Os resultados foram a atualização do Manual, sobretudo da seção destinada às “Recomendações para a organização de documento arquivístico digital em ambiente de produção”, a disseminação destas orientações em cursos de capacitação para funcionários, preparados por equipe do Arquivo Central/SIARQ e oferecidos em parceria com a Agência de Formação e Capacitação da Unicamp, tais como o de Organização de Arquivos (voltado para técnicos) e o de Gestão Arquivistica de Documentos, estes últimos inseridos no Programa de Desenvolvimento Gerencial. Além disso, o trabalho tem subsidiado a elaboração de instruções normativas do SIARQ, quando cabível.