Sistema de gestão da Congregação da FECFAU

Resumo

Introdução: A Secretaria da Diretoria da FECFAU propôs o desenvolvimento de um sistema informatizado para aprimorar os processos de trabalho da Congregação da Unidade, com suporte técnico da Coordenadoria de Tecnologia da Informação. Visou reduzir o tempo, agilizar os processos, eliminar o uso de papel e melhorar a gestão da Congregação, tendo sido agraciado com um prêmio local no Prêmio PAEPE/UNICAMP 2023. Objetivo: O objetivo principal do projeto foi criar um sistema para gerir as pautas das reuniões da Congregação e processos relacionados, priorizando a digitalização e a acessibilidade. As informações são reunidas em um repositório online, garantindo transparência e cumprindo as diretrizes da LGPD ao proteger dados sensíveis e garantir o acesso para todos. Resultados: Antes da implementação do Sistema de Gestão da Congregação, a criação manual das pautas era demorada e ineficiente, gerando pautas extensas e retrabalho. Com o novo sistema, as pautas estão disponíveis digitalmente no site da FECFAU, proporcionando uniformidade, segurança e economia de custos. O tempo de montagem da pauta foi reduzido, tornando o processo mais eficiente, e o sistema foi fundamental durante a pandemia de Covid19, permitindo a realização de reuniões remotas da Congregação. Conclusão: O sistema facilitou a gestão e o envio de documentos, reduzindo o uso de papel e aumentando a transparência. O desafio exigiu a colaboração entre a Secretaria da Diretoria e o TI, com o apoio da Direção da Unidade e sugestões das secretarias envolvidas. O projeto foi considerado inovador e eficaz, podendo ser replicado em outras unidades e organizações.